15 Tips Mengoptimalkan Penggunaan Dropbox

Tips Mengoptimalkan Penggunaan Dropbox | Terserah.info – Dropbox barangkali adalah layanan penyimpanan awan yang paling populer saat ini.  Saya sendiri menggunakannya sejak lama. Meskipun kini google telah memperkenalkan Google Drive, namun Dropbox masih banyak digunakan.

Namun tahukah Anda bila ternyata Dropbox menyimpan fitur-fitur tersembunyi yang bisa kita optimalkan penggunaannya? Bila belum, Anda tak sendiri. Saya termasuk orang yang jarang mengulik aplikasi ini.

Nah, mari kita inventarisi tips-tips yang tersembunyi dropbox yang ternyata sangat hebat.  Ini dia:

1. Minta file dari siapa saja

Dulu saya pikir hanya kita yang bisa mengunggah file ke akun Dropbox kita. Namun itu salah. Fitur File Request memungkinkan kita mengumpulkan dan menerima file – besar atau kecil – dari siapapun langsung ke akun Dropbox kita. Dan yang lebih menarik lagi adalah melalui fitur ini bahkan orang-orang yang tidak memiliki akun di Dropbox bisa mengirim file.

Ikuti langkah-langkah sederhana ini untuk meminta file secara anonim:

Permintaan File Dropbox

Permintaan File Dropbox

  1. Masuk ke akun Dropbox kita.
  2. Buka “Permintaan File” dari sidebar kiri.
  3. Klik “Buat Permintaan File“.
  4. Tuliskan sedikit deskripsi permintaan Anda, dan klik “Ubah folder” untuk mengatur folder untuk menyimpan file yang diminta. Kemudian klik “Berikutnya“.
  5. Sekarang salin link yang diberikan dan bagikan dengan siapapun yang ingin Anda terima dari file tersebut. Anda juga bisa memasukkan email mereka dan klik “Kirim” untuk mengirim mereka undangan secara langsung.

2. Melakukan pratinjau hampir semua format file

Jika kita mendapat file dari seorang teman dan komputerkita tidak dapat membuka file itu, maka cukup unggah ke Dropbox. Fitur “preview file” dapat memberikita preview dari banyak jenis file termasuk PDF, PSD, AI, PNG, JPG, SVG, BMP dan banyak lagi.

Kita juga dapat membaca dan mengedit dokumen, lembar, dan presentasi dengan integrasi sederhana dengan Office Online – versi dasar gratis dari Microsoft Office yang berjalan di browser.

Berikut cara melihat dulu atau mengedit file secara langsung di Dropbox:

  1. Buka file apapun di Dropbox.
  2. Di jendela pratinjau, klik tanda panah di samping tombol “Buka”.
  3. Pilih di antara “Microsoft Word / Excel / PowerPoint Online” untuk mengedit file.

3. Mengakses kembali Shared Folder yang sudah terhapus (atau keluar)

Kita bisa mengakses shared folder yang sudah kita tinggalkan tanpa sengaja atau terhapus dari akun Dropbox. Cukup ikuti langkah-langkah di bawah ini:

  1. Klik “Sharing” di sidebar kiri.
  2. Di bawah bagian “Folders you can add to your Dropbox” pilih folder yang ingin gabung kembali dan klik “Add”.
Mengakses kembali shared folder yang terhapus

Mengakses kembali shared folder yang terhapus

4. Memeriksa aktivitas terkini dari file Kita

Jika perlu memperbarui spreadsheet yang kita kerjakan sebelum liburan, kita dapat menemukannya dengan mudah dalam daftar semua file terbaru dari “Recents” di sidebar kiri. Bagian Dropbox ini menunjukkan daftar file yang telah dibuka atau diubah baru-baru ini.

Kita juga dapat berbagi, mendownload, berkomentar, menghapus atau bahkan melihat versi sebelumnya dari file tersebut secara langsung dari pilihan ini.

5. Bekerja pada file sebagai tim

Dropbox juga memungkinkan kita bekerja dalam tim atau berkolaborasi dengan orang lain dalam sebuah proyek. Fitur Team Dropbox memungkinkan kita bekerja dalam tim di mana seseorang dapat berbagi file dengan keseluruhan tim atau grup yang dipilih, dan setiap orang memiliki hak istimewa yang berbeda. Dan gratis!

Setiap tim bisa membagikan satu folder tim dengan opsi konfigurasi untuk mengatur dan mengelola akses ke konten bersama. Kita juga dapat membuat grup untuk berbagi file atau folder dengan semua orang di grup sekaligus – sangat mirip dengan Daftar Teman di Facebook.

Berikut adalah cara membuat akun Team Dropbox baru:

  1. Di Dropbox, klik “Team” pilihan dari sidebar kiri dan klik “Create free team”.
  2. Masukkan nama tim, pilih “Create a Team Dropbox” dan ketik alamat email dan password pribadi / kerja untuk tim ini, lalu klik “Continue”.
  3. Undang anggota untuk bergabung dengan tim (jika diperlukan) dan klik “Lanjutkan”.
  4. Klik “Create Team Dropbox” dan selesai.

6. Mengakses file tanpa internet

Saat sedang dalam perjalanan, kadang kita mungkin memerlukan akses ke beberapa file tertentu. Repotnya tidak ada akses internet di sana. Nah untuk mengantisipasi skenario seperti itu, kita bisa menggunakan fitur Offline Dropbox.

Berikut caranya:

  1. Pada aplikasi seluler Dropbox, cari file yang ingin dilihat secara offline.
  2. Ketuk ikon di sebelah kanan dan aktifkan pengalihan “Available offline”, dan Dropbox akan mendownload file ke perangkat kita agar dapat melihatnya tanpa Internet.
  3. Kita dapat melihat file secara offline, dengan mengklik “Offline”.

7. Meningkatkan kecepatan sinkronisasi

Agar tidak menguras quota, Dropbox secara otomatis mengurangi 75% dari kecepatan upload maksimum koneksi kita untuk mencegah penurunan kecepatan yang siginifikan. Ini berarti mengurani kecepatan upload / sync. Namun ada trik untuk menghindari masalah ini.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini:

  1. Klik kanan ikon Dropbox.
  2. Klik ikon roda bergerigi dan pilih “Preferences” dari menu.
  3. Klik pada tab “Bandwidth”.
  4. Pilih “Dont limit” di bawah “Upload rate” untuk mempercepat proses upload / sinkronisasi.

8. Menghapus file tanpa meninggalkan trek

Jika kita salah meletakkan file di folder Dropbox tapi perlu segera menghapus file tersebut, maka jangan khawatir, kita bisa melakukannya dengan membersihkan folder cache Dropbox. Ini adalah folder tersembunyi bernama “.dropbox.cache” di dalam folder “Dropbox”.

Dropbox menyimpan cache file untuk efisiensi dan keperluan darurat. Jika kita menghapus file dari Dropbox, file tersebut mungkin masih tersimpan dalam folder cache.

Untuk menghapus file sensitif secara permanen, kita dapat secara manual menghapus cache menggunakan langkah-langkah di bawah ini:

  1. Buka pengelola file, dan masukkan berikut ini di bilah lokasi dan klik Enter: “%HOMEPATH%\Dropbox\.dropbox.cache” (tanpa tanda petik).
  2. Kita akan langsung dibawa ke folder cache Dropbox dari tempat kita dapat menghapus file atau folder yang diinginkan.

9. Akses file versi lama

Dropbox menyimpan file versi lama kita selama 30 hari. Itu berartikita dapat dengan mudah mengembalikan file jika kita membuat beberapa perubahan yang salah atau ingin memeriksa versi sebelumnya. Fitur ini bekerja mirip dengan fitur History File Windows 10.

Untuk mendapatkan versi file lama, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

  1. Klik tiga titik di samping file yang versi sebelumnya yang ingin Anda lihat dan pilih “Version history”.
  2. Pilih salah satu versi untuk melihat pratinjau dan klik “Restore” untuk mengembalikan versi itu.

10. Smart bookmark dengan Dropbox

Jika kita selalu memikirkan untuk menyimpan bookmark di cloud karena memilikinya di semua perangkat kita, maka tidak ada yang bisa menjadi pilihan yang lebih baik untuk ini daripada Dropbox. Sebuah fitur kini telah ditambahkan untuk menyimpan dan menyinkronkan bookmark dengan hanya menjatuhkannya di Dropbox.

Anda bisa menjatuhkan URL ke manapun ke Dropbox, tentu saja, tapi lebih baik membuat folder bookmark untuk menyimpan semua URL di satu tempat. Harap perhatikan bahwa Microsoft Edge, tidak seperti Google Chrome dan Mozilla Firefox, tidak mendukung fitur seret dan jatuhkan.

Inilah cara Anda dapat dengan mudah menyimpan dan menyinkronkan bookmark menggunakan Dropbox:

  1. Buat folder baru bernama “Bookmark” di Dropbox (atau nama yang ingin Anda gunakan).
  2. Seret ikon kecil yang ditunjukkan di sebelah kiri bilah lokasi di browser Anda ke tab atau jendela Dropbox, dan jatuhkan tautannya ke folder “Bookmark”.

11. Dapatkan link download langsung

Setiap kali mengklik link Dropbox, browser kita akan menampilkan halaman baru dengan file dan opsi untuk mendownload file. Ada trik yang memaksa browser untuk mulai mendownload file dengan segera daripada menampilkan halaman terlebih dahulu.

Jika Anda ingin mendownload file secara langsung dalam satu pergi, maka cukup ubah link Dropbox yang memiliki parameter query “dl = 0” pada akhir “dl = 1” dan ini akan menjadi link download langsung.

12. Bagikan tangkapan layar dengan cepat

Jika kita bosan mengambil tangkapan layar, menyeretnya ke Dropbox dan kemudian membagikan tautannya dengan orang lain, inilah cara yang lebih cepat untuk berbagi tangkapan layar menggunakan Dropbox. Anda juga akan menyukai trik ini jika Anda menggunakan beberapa alat pihak ketiga untuk berbagi tangkapan layar dengan orang lain.

Yang perlu Anda lakukan adalah mengaktifkan fitur berbagi screenshot Dropbox, seperti yang diberikan di bawah ini:

  1. Klik kanan ikon “Dropbox”.
  2. Klik ikon “gear” dan pilih “Preferences”.

Selanjutnya ambil screenshot menggunakan tombol Ctrl + Print dan Dropbox akan menyimpannya secara otomatis ke “Dropbox / screenshot” dan salin tautannya ke clipboard Anda secara otomatis, yang dapat digunakan untuk berbagi tangkapan layar dengan cepat dari sebelumnya.

13. Sinkronkan file dan folder yang diperlukan saja

Selective Sync adalah fitur dari klien Dropbox yang memungkinkan kita memilih dan hanya menyinkronkan folder yang ingin sinkronkan di komputer. Ini sangat berguna jika kita ingin menghemat ruang penyimpanan di sistem atau untuk menghemat bandwidth koneksi Internet.

Untuk mengaktifkan fitur Selective Sync, ikuti langkah-langkah yang diberikan:

  1. Klik kanan ikon “Dropbox” di baki sistem.
  2. Klik ikon “roda gerigi” dan pilih “Preferences”.

Catatan: Setiap folder yang dihapus di langkah di atas akan dihapus dari komputer kita, namun akan tersedia melalui dropbox.com dan perangkat yang lain.

14. Periksa aktivitas file Dropbox

Log “Events” memungkinkan kita melihat informasi tentang berbagai aktivitas yang terjadi di akun kita. Log ini membantu kita melacak kejadian seperti saat kita membuat, berbagi, menghapus dan mengembalikan file dan folder. Log memungkinkan kita memfilter kejadian sesuai kategori dan tanggal, dan juga memungkinkan pemilahan entri log agar mudah dilihat.

Begini cara melihat log Events Dropbox:

  1. Di Dropbox, klik “Events” di sidebar kiri.
  2. Kita akan melihat garis waktu peristiwa atau aktivitas akun kita.

15. Sinkronisasi otomatis kenangan Anda

Dropbox memungkinkan kita mengupload foto dan video dan melihatnya di galeri online tanpa menggunakan alat pihak ketiga. Dengan menggunakan fitur ini, kita bisa melihat foto/video yang tersimpan di Dropbox tanpa perlu mendownloadnya terlebih dahulu.

Caranya ikuti langkah-langkah ini:

  1. Upload foto ke Dropbox.
  2. Buka dropbox.com dan pilih “Photos” dari sidebar.
  3. Di sini Anda akan melihat semua foto Anda diatur sebagai galeri.